Les missions du poste
Sous la responsabilité directe du directeur de l'éducation et des sports, l'assistant(e) administratif(ve) assurera la gestion administrative des trois services de la direction de l'éducation et des sports. Il/Elle accueillera le public (accueil physique et téléphonique) et l'orientera vers le service concerné. Formé(e) aux logiciels métiers, il/elle assistera ses collègues aux campagnes d'inscriptions du public aux différentes activités proposées par la direction.- Réaliser toutes les tâches administratives nécessaires au bon fonctionnement des 3 services (enfance, sports, scolaire), aux relations internes et externes et à l'organisation du temps ;- Traiter les dossiers administratifs en lien avec la direction, l'administration et les élus ;- Rédiger et relire les documents confiés par la direction ;- Préparer les réunions et déplacements (enfance) ;- Constituer et mettre à jour les dossiers ;- Préparer, suivre et gérer les commandes ;- Réaliser des mailings ;- Assister et/ou réaliser les inscriptions aux activités proposées à la population ;- Suppléer la correspondante administrative et financière : établir et transmettre les bons de commande, assurer le suivi des engagements et des factures, etc...
Le profil recherché
Connaissances et compétences requises :- Connaissance générale des techniques de gestion administrative et juridique ;- Bonnes capacités rédactionnelles ;- Bonne maîtrise des techniques bureautiques : Applications métier, pack Windows, Microsoft 365, etc ;- Analyse et gestion des demandes d'information des différents publics ;Aptitudes et comportements relationnels requis pour le poste :Vous bénéficiez d'une expérience significative dans un poste similaire. Vous disposez d'une bonne expression orale et rédactionnelle. Votre capacité d'organisation et votre polyvalence sont des atouts vous permettant d'être unélément moteur au sein de l'équipe. Vous savez faire preuve de discrétion et vous avez un sens de la confidentialiténécessaire au poste.
Compétences requises
- Gestion des commandes
- Facturation
- Compétences rédactionnelles
- Windows
- Aisance à l'oral
- Capacité d’adaptation